Das Verfahren der Vorsteuervergütung ist unterschiedlich je nachdem, ob der Antrag einen anderen EU-Mitgliedstaat (vgl. Tz. 3) oder ein sog. Drittland betrifft. 

Sie können sich natürlich nur die Umsatzsteuerbeträge erstatten lassen, die auf Ihre betrieblichen Aufwendungen entfallen (z.B. Hotelübernachtungen, Bewirtungen, Leihwagen, Bezinkosten, Messen, Kfz-Reparaturen, Telefon, Taxi, usw.).
Sammeln Sie die in Ihrem Unternehmen eingegangenen Rechnungen mit ausländischen Umsatzsteuerbeträgen und legen diese länderweise ab. Achten Sie darauf, dass Sie im Ausland ordnungsgemäße Rechnungen erhalten, in denen Sie als Leistungsempfänger genannt sind und die die weiteren in Deutschland nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthalten (dies gilt auch für Kleinbeträge).
Bei der Ausfüllung der Antragsunterlagen für bestimmte Erstattungszeiträume beachten Sie die unbedingte Einhaltung der Antragsfristen und Mindestantragssummen sowie die länderspezifischen Besonderheiten bei der Geltendmachung des Vorsteuerabzugs.

Die ausländische  Umsatzsteuer  ist für Sie zunächst ein Kostenfaktor. Buchen Sie deshalb den Bruttobetrag (einschließlich ausländischer  Umsatzsteuer) als Aufwand. Den Erstattungsanspruch können Sie erst aktivieren, wenn er sich konkretisiert hat (i.d.R. bei Erhalt eines Erstattungsbescheids der ausländischen Steuerbehörde).
Die ausländische  Umsatzsteuer  ist für Sie zunächst ein Kostenfaktor. Buchen Sie deshalb den Bruttobetrag (einschließlich ausländischer  Umsatzsteuer) als Aufwand. Den Erstattungsanspruch können Sie erst aktivieren, wenn er sich konkretisiert hat (i.d.R. bei Erhalt eines Erstattungsbescheids der ausländischen Steuerbehörde).

Nur Unternehmer mit Vorsteuerabzugsberechtigung sind vergütungsberechtigt
Sie können sich die ausländische Umsatzsteuer nur erstatten lassen, wenn Sie Unternehmer im Sinne des UStG sind und bei einem deutschen Finanzamt umsatzsteuerlich registriert  sind. Auch müssen Sie zum Vorsteuerabzug berechtigende Ausgangsumsätze tätigen. Daher können Sie keinen Vergütungsantrag stellen, wenn Sie Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG oder pauschalierender Land- und Forstwirt nach § 24 UStG sind oder ausschließlich nach § 4 Nr. 8 ff UStG steuerfreie Ausgangsumsätze tätigen, die den Vorsteuerabzug ausschließen (z.B. weil Sie als Arzt für Heilbehandlungen gemäß § 4 Nr. 14 UStG keine Umsatzsteuer zahlen).

Voraussetzung für die Stellung eines Antrags auf Erstattung der Umsatzsteuer ist, dass Sie in dem ausländischen Staat keine dort steuerpflichtigen Umsätze ausführen. Denn dann könnten Sie Ihren Vorsteuerabzug dort unmittelbar geltend machen. Sie können allerdings auch dann einen Antrag stellen, wenn Sie

• im Erstattungsland so genannte grenzüberschreitende Beförderungsleistungen erbringen (§ 4 Nr. 3 UStG),
  
• Umsätze im Ausland ausführen, für die der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet (sog. Reverse Charge-Regelung vergleichbar mit § 13b UStG),
• der Beförderungseinzelbesteuerung (direkt an der Grenze) unterliegende Umsätze tätigen,
• innergemeinschaftliche Lieferungen ausführen, die als innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte zu behandeln sind.

Lesen Sie in Kürze: Vorsteuervergütung in anderen EU-Mitgliedstaaten
und Vorsteuervergütung in sog. Drittländern

Quelle: PEX Zoll